Termini e Condizioni — Aziende clienti

1. Definizioni e ambito di applicazione

I presenti Termini disciplinano il rapporto fra:

e l'impresa, il professionista o l'ente che attiva il servizio (di seguito «il Cliente»).

Ai fini del presente contratto si intende per:

• Servizio: l'applicazione Cronothea, nelle funzioni rese disponibili al Cliente secondo il piano attivato;
• Utenti: le persone fisiche che il Cliente abilita all'utilizzo del Servizio, tipicamente i propri dipendenti e collaboratori;
• Dati del Cliente: i dati inseriti nel Servizio dal Cliente o dai suoi Utenti;
• DPA: l'Accordo di nomina a Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR, che costituisce parte integrante del presente contratto.

Il contratto è concluso fra professionisti: non si applicano le disposizioni del Codice del Consumo riservate ai consumatori.

2. Oggetto

Promethea concede al Cliente l'accesso al Servizio in modalità software come servizio (SaaS): l'applicazione resta ospitata sull'infrastruttura di Promethea e il Cliente vi accede via rete, senza alcuna installazione né cessione di software.

Il Servizio consente, secondo il piano attivato, la rilevazione delle presenze, la gestione dei turni, delle richieste di ferie, permessi e assenze, la pubblicazione di comunicazioni interne, la gestione dell'anagrafica del personale e la pubblicazione di annunci di lavoro con ricezione delle relative candidature. Gli avvisi agli Utenti sono recapitati nell'applicazione e, per alcuni eventi, per posta elettronica e tramite notifiche push.

Promethea può arricchire o modificare le funzionalità nel tempo. Se una modifica riduce in modo sostanziale le funzionalità essenziali del piano attivato, si applica l'art. 18.

3. Conclusione del contratto

Il contratto si conclude nel momento in cui il Cliente, tramite la persona fisica munita dei relativi poteri, accetta i presenti Termini e il DPA con l'apposita spunta e completa l'attivazione.

Chi effettua l'accettazione dichiara di avere il potere di impegnare il Cliente. Promethea non è tenuta a verificarlo e non risponde di accettazioni effettuate da soggetti privi di poteri.

L'accettazione è registrata con data, ora e riferimento alla versione accettata dei documenti.

4. Ruoli privacy e Accordo di nomina (DPA)

Rispetto ai dati personali degli Utenti trattati tramite il Servizio:

• il Cliente è Titolare del trattamento;
• Promethea è Responsabile del trattamento e agisce esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Cliente.

Le istruzioni, le misure di sicurezza, l'elenco dei sub-responsabili e le modalità di assistenza sono disciplinati nel DPA, che il Cliente accetta contestualmente ai presenti Termini e che ne costituisce parte integrante e sostanziale.

Promethea è invece Titolare autonomo per i dati relativi al Promethea Account e al rapporto contrattuale con il Cliente, secondo la relativa informativa.

5. Licenza d'uso e proprietà intellettuale

Promethea concede al Cliente una licenza non esclusiva, non cedibile e non sublicenziabile di utilizzo del Servizio per la durata del contratto e per le finalità proprie della sua attività.

Software, interfacce, marchi, denominazioni, documentazione e ogni altro elemento del Servizio restano di titolarità esclusiva di Promethea. Nulla nel presente contratto trasferisce diritti di proprietà intellettuale al Cliente.

Al Cliente è vietato: decompilare o tentare di risalire al codice sorgente; rivendere, cedere in uso o mettere a disposizione di terzi il Servizio; rimuovere o alterare segni distintivi; utilizzare il Servizio per sviluppare un prodotto concorrente; effettuare estrazioni sistematiche non riconducibili all'uso ordinario.

I Dati del Cliente restano di titolarità del Cliente. Promethea non ne acquisisce diritti e non li utilizza per finalità proprie.

6. Erogazione e disponibilità

Promethea eroga il Servizio secondo la diligenza professionale e si adopera per assicurarne la continuità, senza garantire una disponibilità ininterrotta.

Il Servizio può essere sospeso per manutenzione programmata, preferibilmente in fasce di minore utilizzo e con preavviso quando ragionevolmente possibile, ovvero per manutenzione urgente necessaria a garantire sicurezza o integrità dei dati, anche senza preavviso.

Non sono imputabili a Promethea le indisponibilità dovute a: connettività del Cliente, dispositivi o browser utilizzati, guasti di fornitori terzi, attacchi informatici non prevedibili con la diligenza esigibile, o cause di forza maggiore.

L'assistenza è fornita in lingua italiana attraverso i canali indicati nel Servizio.

7. Sicurezza e copie di sicurezza

Promethea adotta le misure tecniche e organizzative descritte nel DPA, fra cui autenticazione, regole di accesso applicate a livello di banca dati con isolamento reciproco fra i Clienti, cifratura delle trasmissioni e custodia dei segreti di sistema fuori dal codice applicativo.

Promethea effettua copie di sicurezza periodiche dei dati, con finalità di continuità del servizio. Le copie di sicurezza non costituiscono un servizio di archiviazione a disposizione del Cliente e non sostituiscono le esportazioni di cui all'art. 14.

8. Obblighi e responsabilità del Cliente

Il Cliente si impegna a:

1. fornire dati esatti e aggiornati, propri e della propria organizzazione;
2. utilizzare il Servizio nel rispetto della legge, in particolare della normativa in materia di lavoro e di protezione dei dati personali;
3. gestire l'attribuzione dei ruoli e delle abilitazioni ai propri Utenti, revocandole tempestivamente quando vengono meno i presupposti;
4. custodire le credenziali e assicurare che gli Utenti non le condividano;
5. non inserire nel Servizio dati eccedenti o non pertinenti rispetto alle finalità, con particolare riguardo ai campi di testo libero.

8.1 Informativa privacy verso i propri dipendenti

Il Cliente, in qualità di Titolare, è tenuto a fornire ai propri Utenti l'informativa prevista dagli artt. 13 e 14 GDPR relativa ai trattamenti connessi al rapporto di lavoro. Il Servizio mette a disposizione uno spazio in cui il Cliente può rendere disponibile tale informativa ai propri Utenti.

Promethea non redige e non verifica l'informativa del Cliente. L'informativa che Promethea pubblica per i dipendenti riguarda esclusivamente i trattamenti di cui Promethea è Titolare e la descrizione del funzionamento del Servizio: non sostituisce l'informativa del Cliente e non esonera quest'ultimo dai propri obblighi.

8.2 Verifica della posizione e art. 4 dello Statuto dei Lavoratori

Qualora il Cliente attivi la funzione di verifica della posizione al momento della timbratura (art. 16), assume in via esclusiva ogni obbligo derivante dall'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300, ivi compresa l'acquisizione dell'accordo sindacale o dell'autorizzazione dell'Ispettorato territoriale del lavoro, nonché l'adempimento degli obblighi informativi verso i lavoratori.

L'attivazione richiede una dichiarazione espressa del Cliente di aver adempiuto a tali obblighi, che viene registrata con data e autore. Promethea registra la dichiarazione ma non ne verifica la veridicità, non essendo nelle condizioni di farlo. Il Cliente manleva Promethea da ogni pretesa di terzi o dell'autorità derivante dall'inosservanza di tali obblighi.

8.3 Annunci di lavoro e candidature

Il Cliente è Titolare del trattamento dei dati dei candidati che rispondono ai propri annunci, e si obbliga a trattarli nel rispetto della normativa, ivi compresa quella in materia di parità di trattamento e non discriminazione. Il Cliente è responsabile del contenuto degli annunci che pubblica.

9. Corrispettivi e pagamento

I corrispettivi sono quelli indicati nel piano attivato dal Cliente e pubblicati sul sito di Cronothea al momento dell'attivazione, ovvero quelli diversamente concordati per iscritto fra le Parti.

Salvo diversa indicazione, i corrispettivi si intendono al netto dell'IVA e degli altri oneri di legge.

Il pagamento avviene con le modalità e la periodicità indicate al momento dell'attivazione. In caso di ritardo si applicano gli interessi moratori di legge, fermo il diritto di sospensione di cui all'art. 11.

Promethea può aggiornare i corrispettivi con un preavviso di almeno trenta giorni; l'aggiornamento ha effetto dal periodo di fatturazione successivo. Il Cliente che non intenda accettarlo può recedere senza oneri entro la data di decorrenza, con effetto immediato.

10. Durata, rinnovo e recesso

Il contratto ha la durata indicata al momento dell'attivazione e si rinnova tacitamente per periodi di pari durata, salvo disdetta.

Ciascuna Parte può recedere con un preavviso pari alla periodicità di fatturazione, e comunque non inferiore a trenta giorni, mediante comunicazione scritta anche a mezzo posta elettronica certificata.

Il recesso ha effetto dalla scadenza del periodo in corso; i corrispettivi già maturati restano dovuti e non sono rimborsabili i periodi già pagati, salvo il caso di recesso per variazione dei corrispettivi (art. 9) o per modifica sostanziale delle condizioni (art. 18).

11. Sospensione del Servizio

Promethea può sospendere il Servizio, in tutto o in parte, nei seguenti casi:

• mancato pagamento, decorsi quindici giorni da un sollecito scritto rimasto senza esito;
• utilizzo che pregiudichi la sicurezza o la stabilità dei sistemi, o che arrechi danno ad altri Clienti;
• utilizzo illecito o in violazione dell'art. 5 o dell'art. 8;
• ordine dell'autorità competente.

Salvo il caso di urgenza per ragioni di sicurezza o di ordine dell'autorità, la sospensione è preceduta da comunicazione con indicazione della causa e, ove possibile, di un termine per rimuoverla. Durante la sospensione i corrispettivi restano dovuti e i Dati del Cliente non vengono cancellati.

12. Limitazione di responsabilità

Promethea risponde dei danni cagionati con dolo o colpa grave e, nei limiti consentiti dalla legge, dei danni diretti e prevedibili derivanti da inadempimento imputabile.

Salvo il caso di dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva di Promethea per ciascun anno contrattuale è limitata all'importo dei corrispettivi corrisposti dal Cliente nei dodici mesi precedenti l'evento.

Promethea non risponde di: danni indiretti, perdita di profitto, di avviamento o di opportunità commerciali; inesattezza dei dati inseriti dal Cliente o dai suoi Utenti; conseguenze di configurazioni scelte dal Cliente, ivi compresa l'attivazione della verifica della posizione; adempimenti che la legge pone a carico del datore di lavoro; malfunzionamenti riconducibili a dispositivi, reti o software di terzi.

Nessuna limitazione opera per i danni alla persona né per i casi in cui la legge non ne consenta l'esclusione.

13. Risoluzione

Ai sensi dell'art. 1456 del codice civile, Promethea può risolvere il contratto con effetto immediato, mediante comunicazione scritta, in caso di violazione degli articoli 5 (licenza e proprietà intellettuale), 8.2 (obblighi ex art. 4 L. 300/1970) e 11 quando la causa di sospensione non sia rimossa entro trenta giorni.

Il Cliente può risolvere il contratto in caso di grave e reiterato inadempimento di Promethea, previa contestazione scritta e assegnazione di un termine non inferiore a trenta giorni per porvi rimedio.

14. Cessazione, esportazione e cancellazione dei dati

Alla cessazione del contratto, per qualsiasi causa, il Cliente dispone di trenta giorni per ottenere i Dati del Cliente in un formato strutturato e di uso comune (CSV o equivalente), tramite le funzioni di esportazione dell'applicazione o facendone richiesta al Fornitore, che vi provvede entro lo stesso termine.

Decorso tale termine, Promethea procede alla cancellazione o all'anonimizzazione dei Dati del Cliente secondo quanto previsto dal DPA, fatti salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge e i dati necessari all'accertamento, all'esercizio o alla difesa di un diritto.

⚠️ I file esportati dal Cliente escono dal perimetro del Servizio: dalla loro consegna la relativa custodia, conservazione e sicurezza sono di esclusiva responsabilità del Cliente in qualità di Titolare. Ciò vale in particolare per le esportazioni che contengano il tipo di assenza, e quindi dati relativi alla salute.

15. Sub-responsabili e fornitori terzi

Promethea si avvale dei sub-responsabili elencati nel DPA, che alla data del presente contratto sono:

Il Cliente autorizza in via generale il ricorso a sub-responsabili. Ogni variazione è comunicata con congruo preavviso; il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli e documentati e, in difetto di soluzione, recedere senza oneri.

16. Verifica della posizione, cookie e tracciamento

Il Servizio non utilizza cookie di profilazione, strumenti di statistica o servizi di tracciamento di terze parti.

La verifica della posizione al momento della timbratura è disattivata per impostazione predefinita. Se attivata dal Cliente:

• a ogni timbratura, in entrata e in uscita, la posizione del dispositivo è trasmessa e utilizzata unicamente per calcolare, lato server, se l'Utente si trovi entro il raggio di un luogo di lavoro autorizzato;
• le coordinate non vengono conservate: della verifica restano l'esito, il nome del punto di lavoro e il momento;
• se la verifica non riesce — per qualunque ragione, ivi compreso il diniego dell'autorizzazione da parte del dispositivo — la timbratura è comunque registrata e resta contrassegnata come non verificata, in attesa di conferma;
• il sistema non registra il motivo del mancato esito.

Resta fermo quanto previsto dall'art. 8.2 quanto agli obblighi del Cliente.

17. Utenti minori di età

Il Servizio non è destinato a minori di sedici anni. Qualora il Cliente abiliti Utenti minorenni in ragione di specifiche tipologie contrattuali, ne assume la responsabilità e assicura il rispetto delle tutele previste dalla normativa applicabile.

18. Modifiche ai Termini

Promethea può modificare i presenti Termini per adeguarli a mutamenti normativi, tecnici o organizzativi, dandone comunicazione con un preavviso di almeno trenta giorni.

Se la modifica incide in modo sostanziale sui diritti del Cliente, questi può recedere senza oneri entro la data di decorrenza; in mancanza, la modifica si intende accettata. Le modifiche imposte da norme di legge hanno effetto immediato.

Ogni versione dei presenti Termini resta consultabile in modo permanente al proprio indirizzo: una versione nuova non sostituisce la precedente, le si affianca.

19. Legge applicabile e foro competente

Il contratto è regolato dalla legge italiana.

Per ogni controversia relativa alla sua interpretazione, esecuzione o risoluzione è competente in via esclusiva il Foro di Trieste, con esclusione di ogni altro foro concorrente.

20. Accettazione e approvazione delle clausole ex artt. 1341-1342 c.c.

Il Cliente accetta i presenti Termini spuntando l'apposita casella al momento dell'attivazione. L'accettazione è registrata con data, ora e versione.

Con separata e specifica spunta, ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 del codice civile, il Cliente dichiara di approvare espressamente le seguenti clausole:

⚠️ Le due spunte sono distinte: l'accettazione del contratto e l'approvazione specifica delle clausole sopra elencate costituiscono due dichiarazioni separate e sono registrate come tali.