Cronothea

Informativa Privacy — Dipendenti

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»)
Versione 1.0 — Settembre 2026

1. Perché ricevi questo documento

Ricevi questa informativa perché utilizzi Cronothea, l'applicazione con cui la tua azienda gestisce presenze, turni, assenze e comunicazioni interne, e con cui tu timbri, consulti i tuoi orari e presenti le tue richieste.

Attorno ai tuoi dati ci sono due soggetti diversi, con due ruoli diversi, ed è la cosa più importante da capire di tutto questo documento:

Ne discende una conseguenza pratica che ti conviene tenere a mente: per tutto ciò che riguarda il tuo lavoro, l'interlocutore è la tua azienda, non Promethea. E la tua azienda deve fornirti una propria informativa privacy: questo documento non la sostituisce, e non può farlo. Se la tua azienda l'ha caricata, la trovi dentro Cronothea; se non la trovi, puoi chiederla a chi in azienda si occupa del personale.

2. Chi tratta i tuoi dati

Il Titolare: la tua azienda

Il Titolare del trattamento dei dati connessi al tuo rapporto di lavoro è il tuo datore di lavoro. I suoi dati identificativi — ragione sociale, sede, contatti, ed eventuale Responsabile della protezione dei dati — ti sono forniti da lui, nella propria informativa.

La tua azienda decide le finalità e le modalità del trattamento, e impartisce a Promethea S.r.l. istruzioni vincolanti attraverso un accordo di nomina a Responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Il Responsabile: Promethea S.r.l.

Promethea S.r.l.

Via Flavia 82, 34148 Trieste (TS) — Italia

P.IVA IT01417350327 — REA TS-214318

Rappresentante legale: Nicholas Gabriel Corelli

PEC: promethea@legalmail.it

E-mail per la privacy: privacy@prometheasrl.it

Rispetto ai dati dei dipendenti trattati tramite Cronothea per la gestione del rapporto di lavoro, Promethea S.r.l. agisce esclusivamente come Responsabile del trattamento per conto della tua azienda.

Promethea Account: Titolare autonomo

Per i dati del tuo Promethea Account — indirizzo e-mail, nome e cognome, data di nascita, credenziali, impostazioni di sicurezza dell'accesso e, se hai scelto di indicarli, numero di telefono, luogo di nascita e residenza — Promethea S.r.l. opera come Titolare autonomo: quei dati servono a farti accedere a Cronothea e agli altri servizi dell'ecosistema Promethea e a comporre il tuo profilo personale, e non appartengono al rapporto di lavoro. Puoi vedere, modificare e chiedere la cancellazione dei dati del tuo Promethea Account dalla pagina del tuo account (auth.prometheasrl.it/account); telefono, luogo di nascita e residenza puoi modificarli anche dalla tua scheda Profilo dentro Cronothea, e la modifica vale per il tuo account, non soltanto per questa applicazione. Per gli altri diritti puoi scrivere a privacy@prometheasrl.it.

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Alla data di questa informativa Promethea S.r.l. non ha nominato un DPO; la valutazione sull'obbligatorietà della nomina è in corso. Fino ad allora il punto di contatto per la privacy è privacy@prometheasrl.it. La tua azienda potrebbe averne nominato uno proprio: in tal caso i contatti sono nella sua informativa.

3. Quali dati vengono trattati

Dati del tuo account

Gestiti da Promethea S.r.l. come Titolare, per farti accedere: identificativo univoco dell'account, indirizzo e-mail, nome e cognome, data di nascita, immagine del profilo se la carichi. Sono sincronizzati con Cronothea per permettere alla tua azienda di identificarti.

Dal tuo Promethea Account Cronothea legge anche, se li hai indicati, il tuo numero di telefono, il tuo luogo di nascita e la tua residenza: li vedi e li modifichi nella tua scheda Profilo, dentro Cronothea. Restano dati del tuo Promethea Account — Cronothea non ne conserva una copia — e nessuno dei tre è obbligatorio: se non li indichi, l'applicazione funziona ugualmente. Il genere, che pure fa parte del profilo del tuo account, Cronothea non lo legge: non le serve.

E la tua azienda non vede il tuo profilo: di te vede i dati elencati qui e quelli del rapporto di lavoro.

Dati del tuo rapporto di lavoro

Inseriti da te o dalla tua azienda, e gestiti dalla tua azienda: data di assunzione, data e luogo di nascita, codice fiscale (facoltativo, se la tua azienda decide di raccoglierlo), mansione, reparto, ore mensili contrattuali, tempo pieno o parziale, fuso orario, ruolo all'interno di Cronothea, e i dati del tuo ingresso in azienda (chi ti ha invitato e quando).

La data e il luogo di nascita che la tua azienda tiene nella tua scheda sono un dato suo, che governa e corregge lei: sono distinti da quelli del tuo Promethea Account, anche se si chiamano allo stesso modo.

Timbrature

Quando timbri: orario di entrata e di uscita, eventuali pause, minuti totali calcolati dal sistema, eventuali note che inserisci tu, applicazione di provenienza.

Se la tua azienda ha attivato la verifica della posizione (§ 4.2), la timbratura porta con sé anche l'esito della verifica (verificata, non verificata, oppure nessuna verifica prevista) e il nome del punto di lavoro presso cui è avvenuta. Non vengono conservate coordinate geografiche: vedi § 4.2, dove è spiegato per esteso cosa accade.

Turni

I turni che la tua azienda ti assegna, la loro eventuale ricorrenza, le richieste di cambio turno che presenti o che ti riguardano, il loro esito e l'identità di chi le approva o le respinge.

Assenze: ferie, permessi, malattia

Tipo di assenza, date e orari di inizio e fine, stato della richiesta, identità di chi la approva o la respinge. Per ferie e permessi ordinari puoi indicare una motivazione.

Per le assenze per malattia il campo della motivazione non è disponibile, e non è una dimenticanza: è una scelta di progetto, spiegata al § 4.1. Non è previsto il caricamento di certificati né l'inserimento di numeri di protocollo.

Richieste di correzione di una timbratura

Se chiedi la correzione di una timbratura: una copia della timbratura originaria, i dati che proponi come correzione, lo stato della richiesta e l'identità di chi la approva o la respinge. Non si aggiungono categorie di dati rispetto a quelle già indicate per le timbrature.

Comunicazioni aziendali

Quando la tua azienda pubblica una comunicazione interna, il sistema registra se e quando l'hai letta. È un dato sul tuo comportamento e per questo lo diciamo esplicitamente: serve all'azienda per sapere se un avviso è arrivato a tutti. Non c'è alcun tracciamento della tua navigazione fuori dall'applicazione.

Inviti

L'indirizzo e-mail al quale la tua azienda ti ha invitato a unirti, e un codice tecnico di invito con la sua scadenza. L'invito ti viene recapitato per e-mail a quell'indirizzo, che la tua azienda ha fornito e di cui è Titolare. Se un invito non viene mai accettato, l'indirizzo viene eliminato alla scadenza.

Se arrivi a Cronothea tramite il collegamento di presentazione di un altro utente, il sistema registra che la presentazione è andata a buon fine, al solo scopo di accreditargli i punti del programma descritto qui sotto.

Punteggio dell'ecosistema (Promethea Score)

Cronothea partecipa al programma a punti dell'ecosistema Promethea: alcune azioni compiute una sola volta — il primo accesso, il completamento del profilo, il primo turno assegnato, l'ingresso di un collega che hai presentato — ti fanno guadagnare punti e un livello, che vedi nell'applicazione. La presenza al lavoro non dà punti: le timbrature non contano, e non è una svista. Il punteggio è tuo e non fa parte dei dati del rapporto di lavoro gestiti dalla tua azienda. Per questo trattamento Promethea S.r.l. è Titolare autonomo (§ 5.2); puoi rinunciarvi in qualsiasi momento dalle impostazioni del tuo Promethea Account, e da quel momento non viene accreditato più nulla. Il dettaglio è nell'informativa del Promethea Account.

Candidature agli annunci di lavoro

Cronothea permette alle aziende di pubblicare annunci di lavoro, visibili anche a chi non ha un account, e permette a te di candidarti.

Se ti candidi, l'azienda che ha pubblicato quell'annuncio riceve il tuo nome, i tuoi contatti e l'eventuale breve testo di presentazione che scrivi. Da quel momento, per quei dati, Titolare del trattamento è l'azienda a cui ti sei candidato, e ti viene mostrato chi è prima che tu confermi.

Tre cose che vale la pena tu sappia:

Se sei convocato per un colloquio, Cronothea ti comunica data, ora e luogo o collegamento. Non è previsto alcuno scambio di messaggi con l'azienda all'interno dell'applicazione.

Dati della tua azienda

Cronothea tratta anche dati relativi all'azienda in quanto tale — ragione sociale, partita IVA, sedi, orari, punti di lavoro — che di norma non sono dati personali riferiti a te.

4. Dati sulla salute e verifica della posizione

4.1 Dati sulla salute

Una richiesta di assenza per malattia comporta il trattamento di dati relativi alla salute, che il GDPR considera una categoria particolare di dati (art. 9): non serve una diagnosi perché il dato esista — è il fatto stesso che l'assenza sia per malattia a rivelare qualcosa sul tuo stato di salute.

La base giuridica è l'art. 9, par. 2, lett. b) GDPR: il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi del datore di lavoro in materia di diritto del lavoro e sicurezza sociale.

Poiché quel minimo è inevitabile, Cronothea è costruita per non aggiungervi nulla attorno:

Se la tua azienda ottiene un'esportazione dei dati delle assenze — tramite l'applicazione o su richiesta a Promethea — da quel momento quel file è sotto la sua esclusiva responsabilità e non è più soggetto ai tempi di conservazione applicati da Cronothea. Un'esportazione che contenga il tipo di assenza è riservata a chi in azienda è già autorizzato a vederlo.

Cronothea non utilizza dati biometrici — impronte, volto, iride — per la rilevazione delle presenze né per altre funzioni.

4.2 Verifica della posizione al momento della timbratura

La tua azienda può attivare una funzione che consente la timbratura solo se ti trovi presso un luogo di lavoro autorizzato (una sede, un cantiere, un punto vendita). La funzione è disattivata per impostazione predefinita: esiste solo se la tua azienda la accende definendo dei punti di lavoro.

Come funziona, in concreto:

Diciamo quindi due cose distinte, e non vanno confuse: la tua posizione viene trattata, perché senza non ci sarebbe nulla da calcolare; ma non viene conservata, e non è quindi possibile ricostruire dove ti trovassi, né seguire i tuoi spostamenti.

Se la verifica non riesce, timbri comunque. Può accadere per mancanza di segnale, per un dispositivo che non dispone della funzione, o perché non concedi al browser l'autorizzazione ad accedere alla posizione. In tutti questi casi la timbratura viene registrata ugualmente e resta contrassegnata come non verificata, in attesa che il tuo responsabile la confermi.

Il sistema non distingue e non registra il motivo per cui la verifica non è riuscita: un rifiuto dell'autorizzazione e un'assenza di segnale producono esattamente lo stesso risultato. Questo perché l'autorizzazione del browser è un requisito tecnico e non un consenso al trattamento: nel rapporto di lavoro il consenso non può considerarsi liberamente prestato, e non è la base giuridica di questa funzione.

Il contrassegno «non verificata» non significa che tu abbia timbrato in modo scorretto: è l'indicazione che una verifica automatica non è stata possibile e che la timbratura richiede una conferma.

La responsabilità dell'attivazione è della tua azienda. Un sistema che verifica dove si trova un lavoratore rientra fra gli strumenti dai quali deriva anche la possibilità di un controllo a distanza dell'attività lavorativa, disciplinati dall'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300: la sua installazione richiede un accordo sindacale oppure l'autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro. L'obbligo è del datore di lavoro. Per poter attivare la funzione, la tua azienda deve dichiarare a Promethea di avervi adempiuto, e tale dichiarazione viene registrata con data e autore. Promethea registra quella dichiarazione, ma non ne verifica la veridicità: la verifica non le compete e non ne ha i mezzi.

I punti di lavoro definiti dalla tua azienda sono dati dell'azienda, non tuoi. Tuttavia, quando il luogo di lavoro coincide con l'abitazione di una persona fisica — circostanza non rara nelle imprese di piccole dimensioni — quel dato può costituire un dato personale di quella persona.

5. Finalità e basi giuridiche

Le finalità specifiche e le relative basi giuridiche sono definite dalla tua azienda, quale Titolare, nel proprio registro dei trattamenti e nella propria informativa. Di seguito, per trasparenza, le principali finalità perseguite attraverso Cronothea.

5.1 Trattamenti della tua azienda (Titolare)

FinalitàBase giuridica tipica
Rilevazione di presenze, orari, pause e straordinariesecuzione del contratto di lavoro (art. 6.1.b) e obblighi di legge (art. 6.1.c)
Organizzazione dei turni e gestione dei cambiesecuzione del contratto di lavoro (art. 6.1.b)
Gestione di ferie, permessi e altre assenzeesecuzione del contratto e obblighi di legge
Gestione delle assenze per malattiaobblighi in materia di diritto del lavoro e sicurezza sociale (artt. 6.1.c e 9.2.b)
Comunicazioni aziendali interne e relativa presa visioneesecuzione del contratto e legittimo interesse organizzativo (art. 6.1.f)
Verifica della presenza presso un luogo di lavoro autorizzato, ove attivatalegittimo interesse organizzativo (art. 6.1.f), nei limiti e alle condizioni dell'art. 4 della L. 300/1970
Selezione del personale, per chi si candida a un annunciomisure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b)

Per candidarti non ti viene chiesto un consenso, e non è una dimenticanza: sei tu a chiedere di essere valutato, e la base giuridica è quella delle misure precontrattuali. Un consenso sarebbe chiesto soltanto se un'azienda volesse conservare la tua candidatura per opportunità future, e in quel caso ti verrebbe richiesto in modo separato e revocabile.

5.2 Trattamenti di Promethea S.r.l.

Come Responsabile, per conto della tua azienda: gestione tecnica delle banche dati, delle interfacce, dell'archiviazione dei file e della consegna delle notifiche.

Come Titolare autonomo, limitatamente a: funzionamento e sicurezza del tuo Promethea Account, compreso l'invio per e-mail, su tua richiesta, di un link di accesso d'emergenza quando il sistema di accesso abituale non è disponibile; assistenza tecnica e manutenzione; misure di sicurezza informatica e prevenzione di accessi non autorizzati o di utilizzi fraudolenti del servizio; il punteggio dell'ecosistema (§ 3), fondato sul legittimo interesse (art. 6.1.f) e al quale puoi opporti.

5.3 Notifiche

Cronothea ti avvisa all'interno dell'applicazione. Per alcuni eventi ti scrive anche per e-mail: l'invito a unirti alla tua azienda, le comunicazioni aziendali che la tua azienda sceglie di spedire anche per posta, gli aggiornamenti su una tua candidatura o sulla data di un colloquio. Se le attivi sul tuo dispositivo, ricevi anche notifiche push: sono facoltative e puoi disattivarle quando vuoi.

Il contenuto delle notifiche è volutamente generico: ti indica che c'è un aggiornamento, non di che cosa si tratta, e lo stesso vale per l'oggetto delle e-mail. Il motivo è concreto — una notifica compare sullo schermo bloccato, dove può leggerla chiunque si trovi accanto a te.

6. Se non fornisci i dati

Il conferimento dei dati necessari alla gestione del rapporto di lavoro è connesso all'esecuzione del contratto e agli obblighi di legge cui la tua azienda è soggetta: un rifiuto può rendere impossibile la corretta gestione del rapporto, e va valutato con il tuo datore di lavoro.

Il conferimento di dati ulteriori o non richiesti non è invece mai obbligatorio. In particolare, nei campi di testo libero — la motivazione di un permesso, la nota di una timbratura, la presentazione allegata a una candidatura — ti invitiamo a non inserire informazioni sulla tua salute, sulla tua famiglia, sulle tue convinzioni o sulle tue appartenenze: non sono richieste e non sono necessarie.

7. Per quanto tempo restano

I tempi di conservazione sono stabiliti dalla tua azienda, quale Titolare, nel rispetto degli obblighi di legge; Promethea li applica in qualità di Responsabile. In via generale:

DatiConservazione
Timbrature e presenzeper il periodo necessario alla gestione del rapporto di lavoro e alla difesa in eventuali controversie, secondo le istruzioni della tua azienda; successivamente anonimizzati o cancellati
Turni e cambi turnoper il periodo necessario alla gestione dell'organizzazione del lavoro
Ferie, permessi e assenzeper il periodo coerente con gli obblighi di legge e con le esigenze di difesa in giudizio
Indicazione «malattia»per il periodo stabilito dalla tua azienda in relazione agli obblighi applicabili; trascorso tale periodo l'assenza resta registrata come assenza giustificata e l'indicazione relativa alla malattia decade
Dati del rapporto di lavoroper la durata del rapporto e per il periodo successivo stabilito dalla tua azienda; poi anonimizzati o cancellati
Inviti non accettatifino alla scadenza dell'invito, poi eliminati
Presa visione delle comunicazioniper un periodo limitato, funzionale alla verifica dell'avvenuta comunicazione
Candidatureper il tempo della selezione e per un periodo successivo limitato; puoi ritirarle in qualsiasi momento
Punteggio dell'ecosistemaper la durata del tuo Promethea Account, o fino alla tua rinuncia al programma
Dati del Promethea Accountper la durata dell'account, secondo l'informativa del Promethea Account

Le durate esatte e le modalità di anonimizzazione sono definite dalla tua azienda nel proprio registro dei trattamenti.

8. Come sono protetti

Il trattamento avviene con strumenti elettronici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza. In particolare:

La tua azienda adotta a sua volta le proprie misure organizzative: individuazione delle persone autorizzate, istruzioni interne, formazione.

9. Chi può vederli

All'interno della tua azienda: chi è incaricato della gestione del personale e delle presenze, i responsabili per la propria squadra, ed eventuali consulenti esterni dell'azienda — ad esempio il consulente del lavoro — nei limiti delle finalità connesse al rapporto di lavoro.

Promethea S.r.l., quale Responsabile, limitatamente alle operazioni tecniche necessarie a fornire il servizio.

I fornitori tecnici (sub-responsabili) di cui Promethea si avvale:

FornitoreServizioLuogo
Supabasebanca dati, archiviazione dei file, autenticazioneUnione Europea (Francoforte, Germania)
Aruba S.p.A.consegna dei messaggi di posta elettronicaItalia
Google · Apple · Mozillaconsegna delle notifiche push ai dispositivifuori dall'Unione Europea (§ 10)

Tutti questi soggetti sono vincolati da obblighi di riservatezza e da contratti di nomina conformi al GDPR. La tua azienda è informata preventivamente di ogni variazione dell'elenco.

I tuoi dati non vengono diffusi, cioè non sono resi accessibili a soggetti indeterminati, salve le comunicazioni obbligatorie per legge che la tua azienda debba effettuare verso enti o autorità.

10. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Le banche dati, i file e le comunicazioni di posta elettronica sono trattati e conservati all'interno dell'Unione Europea.

Fa eccezione la consegna delle notifiche push, che per come funzionano i dispositivi passa necessariamente dai servizi dei rispettivi produttori — Google per i dispositivi e i browser Android e Chrome, Apple per quelli Apple, Mozilla per Firefox — con sede fuori dall'Unione Europea.

Su questo punto va detto con precisione che cosa quei soggetti ricevono: il contenuto della notifica è cifrato e non è a loro leggibile. Ciò che trattano è l'identificativo tecnico del dispositivo destinatario, necessario per recapitare il messaggio. Se non attivi le notifiche push, nessun dato ti riguardante transita da questi servizi.

I trasferimenti avvengono sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR. Qualora in futuro si rendessero necessari ulteriori trasferimenti, sarà data adeguata informazione, anche mediante aggiornamento di questa informativa.

11. Cookie e memoria del dispositivo

Cronothea non utilizza cookie di profilazione né strumenti di tracciamento di terze parti: non sono presenti sistemi di statistica, pixel pubblicitari o servizi analoghi. Per questa ragione non è necessario un banner di consenso ai cookie.

L'applicazione utilizza la memoria locale del tuo dispositivo per conservare alcune informazioni tecniche, che non lasciano mai il dispositivo e non sono condivise con terzi:

Sono informazioni tecniche, non attività di profilazione. Nella memoria persistente del browser non è conservato alcun dato dell'applicazione oltre alla copia tecnica delle pagine necessaria a farla funzionare offline.

Il sito web pubblico di Cronothea è distinto dall'applicazione: anch'esso non utilizza cookie di terze parti, strumenti di statistica o caratteri tipografici caricati da domini esterni.

12. Minori

Cronothea è destinata a persone coinvolte in rapporti di lavoro e non è rivolta a minori di sedici anni. Qualora, per specifiche tipologie contrattuali, siano coinvolti lavoratori minorenni, spetta al datore di lavoro assicurare che l'utilizzo avvenga nel rispetto delle tutele previste dalla normativa applicabile.

13. I tuoi diritti

In qualità di interessato hai diritto di: accedere ai tuoi dati e alle informazioni sul loro trattamento; ottenere la rettifica di dati inesatti o l'integrazione di dati incompleti; ottenere la cancellazione nei casi previsti; ottenere la limitazione del trattamento; ricevere i dati in un formato strutturato e chiederne la portabilità nei casi previsti; opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse.

Cronothea non effettua profilazione né adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici nei tuoi confronti.

Il diritto di accesso comprende anche le valutazioni che ti riguardano conservate nel sistema: se ti candidi a un annuncio, hai diritto di chiedere copia delle informazioni che l'azienda ha registrato sulla tua candidatura.

Una copia dei tuoi dati la scarichi da solo. In qualsiasi momento puoi ottenere dal tuo Promethea Account, con la funzione «Scarica tutti i miei dati», una copia dei dati che ti riguardano, compresi quelli del rapporto di lavoro trattati tramite Cronothea: la tua azienda ha autorizzato Promethea a consegnarteli direttamente. L'esportazione contiene i tuoi dati anagrafici e di lavoro, le timbrature, i turni, le assenze — malattie comprese, quindi dati sulla tua salute: custodisci il file con cura —, gli inviti che hai ricevuto (senza il codice tecnico), il tuo punteggio e, se hai un ruolo di responsabilità, i gesti che hai compiuto ridotti al fatto (quale gesto, in quale azienda, quando), mai il loro contenuto, che è dell'azienda.

Per tutto il resto, a chi rivolgersi:

Se indirizzi a Promethea una richiesta diversa dall'accesso e relativa a dati trattati per conto della tua azienda, Promethea la trasmette senza indugio al Titolare e collabora alla sua gestione nei termini di legge.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it) o di ricorrere all'autorità giudiziaria.

14. Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata, ad esempio in caso di nuove funzionalità che comportino trattamenti ulteriori, di variazioni fra i fornitori tecnici, o di mutamenti normativi.

Ogni versione pubblicata resta consultabile in modo permanente al proprio indirizzo: una versione nuova non sostituisce la precedente, le si affianca, così che tu possa sempre rileggere il testo che avevi ricevuto. In caso di modifiche rilevanti ti sarà data comunicazione e potrà esserti richiesto di prendere visione della nuova versione prima di proseguire.

15. Presa d'atto

All'accesso ti viene chiesto di dichiarare di aver preso visione di questa informativa, spuntando l'apposita casella.

Quella dichiarazione è una presa d'atto, non un consenso: i trattamenti descritti non si fondano sul tuo consenso, e la spunta non sostituisce gli obblighi informativi della tua azienda né eventuali consensi che ti fossero richiesti per trattamenti specifici.

Dichiaro di aver letto e compreso l'Informativa Privacy — Dipendenti relativa all'utilizzo di Cronothea.

Promethea S.r.l. · Via Flavia 82, 34148 Trieste (TS) · P.IVA IT01417350327

PEC promethea@legalmail.it · privacy@prometheasrl.it

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