Informativa Privacy — Aziende clienti

1. Titolare del trattamento

Questa informativa riguarda i dati personali delle persone fisiche che rappresentano o operano per conto di un'azienda cliente di Cronothea: chi sottoscrive il servizio, chi lo amministra, chi vi accede con un ruolo di responsabilità.

Per questi dati il Titolare del trattamento è:

Alla data di questa informativa Promethea S.r.l. non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO); la valutazione sull'obbligatorietà della nomina è in corso. Fino ad allora il punto di contatto è privacy@prometheasrl.it.

2. I tre ruoli, e perché contano

Cronothea comporta tre rapporti distinti, e confonderli è il modo più rapido per sbagliare un adempimento. Per chiarezza:

La conseguenza pratica più importante è la prima riga: sui dati dei tuoi dipendenti il Titolare sei tu. Sei tu a decidere finalità e modalità, sei tu a dover fornire loro l'informativa, e Promethea agisce solo secondo le tue istruzioni, formalizzate nell'Accordo di nomina a Responsabile (DPA) che accompagna i Termini.

Questa informativa non riguarda quei dati: riguarda i tuoi, di persona fisica che tratta con Promethea.

3. Quali dati trattiamo

Dati del tuo Promethea Account

Identificativo del Promethea Account, indirizzo e-mail, nome e cognome, data di nascita, immagine del profilo se caricata, dati tecnici di autenticazione e sicurezza dell'accesso.

Dal tuo Promethea Account Cronothea legge anche, se li hai indicati, il tuo numero di telefono, il tuo luogo di nascita e la tua residenza: li vedi e li modifichi nella tua scheda Profilo, dentro Cronothea. Restano dati del tuo Promethea Account — Cronothea non ne conserva una copia — e nessuno dei tre è obbligatorio. Il genere, che pure fa parte del profilo del tuo account, Cronothea non lo legge: non le serve.

Sono dati tuoi, di persona fisica: non entrano nei dati dell'azienda e gli altri membri non li vedono.

Dati del rapporto contrattuale

Ragione sociale, sede, partita IVA e codice fiscale dell'azienda, dati del legale rappresentante, indirizzi di fatturazione e di posta elettronica certificata, recapiti di contatto, dati necessari alla fatturazione e agli adempimenti fiscali.

I dati dell'azienda in quanto persona giuridica non sono, di per sé, dati personali; lo sono quelli riferiti alle persone fisiche che la rappresentano — tipicamente il legale rappresentante e i referenti operativi.

Dati operativi di chi amministra

Ruolo assegnato all'interno di Cronothea, azioni compiute in qualità di amministratore o responsabile — ad esempio l'approvazione di una richiesta di assenza o di un cambio turno, la pubblicazione di una comunicazione, l'invito di un nuovo membro, l'esportazione di dati (chi l'ha eseguita, quando e per quale periodo) — e i relativi riferimenti temporali.

Fra queste azioni rientra anche la dichiarazione di adempimento all'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300, necessaria per attivare la verifica della posizione al momento della timbratura: la dichiarazione viene registrata con la data e con l'indicazione della persona che l'ha resa. Promethea la conserva come traccia dell'attivazione, ma non ne verifica la veridicità: l'adempimento è, e resta, del datore di lavoro.

Dati di assistenza

Contenuto delle richieste di assistenza inviate a Promethea e delle relative risposte, insieme alle informazioni tecniche necessarie a diagnosticare il problema.

Punteggio dell'ecosistema (Promethea Score)

Cronothea partecipa al programma a punti dell'ecosistema Promethea: alcune azioni compiute una sola volta — il primo accesso, il completamento del profilo, l'ingresso di una persona che hai presentato — fanno guadagnare punti e un livello, visibili nell'applicazione. Il punteggio è della persona, non dell'azienda; puoi rinunciare al programma dalle impostazioni del tuo Promethea Account. Il dettaglio è nell'informativa del Promethea Account.

4. Finalità e basi giuridiche

Le comunicazioni operative — avvisi di manutenzione, variazioni del servizio, scadenze, aggiornamenti dei documenti legali — non sono comunicazioni commerciali e non richiedono consenso: fanno parte dell'esecuzione del contratto e non è possibile disattivarle mantenendo attivo il servizio.

Promethea non effettua profilazione e non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici.

5. Se non fornisci i dati

Il conferimento dei dati necessari alla stipula e all'esecuzione del contratto e agli adempimenti fiscali è obbligatorio: senza di essi il servizio non può essere attivato né erogato.

Sono facoltativi i dati ulteriori — ad esempio recapiti aggiuntivi o l'immagine del profilo — la cui mancanza non pregiudica il servizio.

6. Come trattiamo i dati

Il trattamento avviene con strumenti elettronici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e sicurezza. In particolare:

• accesso tramite autenticazione con Promethea Account e credenziali a validità limitata;
• accesso ai dati governato da regole applicate a livello di banca dati (Row Level Security), con isolamento reciproco fra le aziende clienti;
• trasmissioni su connessione cifrata (HTTPS/TLS);
• chiavi e segreti dei sistemi custoditi nell'ambiente di esecuzione e non contenuti nel codice dell'applicazione;
• accesso ai dati da parte del personale di Promethea limitato a chi ne ha necessità per l'assistenza e la manutenzione, e vincolato alla riservatezza.

7. Cookie e memoria del dispositivo

Cronothea non utilizza cookie di profilazione, strumenti di statistica o servizi di tracciamento di terze parti, e non carica caratteri tipografici da domini esterni. Per questa ragione non è necessario un banner di consenso ai cookie.

L'applicazione conserva nella memoria locale del dispositivo alcune informazioni tecniche che non lo lasciano mai: la sessione di accesso, l'azienda attiva e il contesto d'uso, le preferenze di aspetto e accessibilità, la lingua scelta, l'ultima versione di cui si sono viste le novità, un eventuale codice di presentazione in attesa e alcuni promemoria tecnici (punti già accreditati, orario dell'ultima richiesta di un link d'emergenza, indicatori temporanei contro i cicli di accesso). Sono informazioni tecniche, non profilazione.

Il sito web pubblico di Cronothea segue la stessa regola: né statistiche, né cookie di terze parti, né risorse caricate da domini esterni.

8. Chi può accedere ai dati

Ai dati possono accedere il personale autorizzato di Promethea S.r.l., nei limiti delle proprie mansioni, i consulenti dell'azienda per gli adempimenti amministrativi e fiscali, e i fornitori tecnici nominati Responsabili del trattamento:

I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità competenti quando previsto da un obbligo di legge. Non vengono diffusi e non sono ceduti a terzi per finalità commerciali.

9. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Banche dati, file e posta elettronica sono trattati e conservati all'interno dell'Unione Europea.

Fa eccezione la consegna delle notifiche push, che per come funzionano i dispositivi passa necessariamente dai servizi dei rispettivi produttori — Google, Apple, Mozilla — con sede fuori dall'Unione. Il contenuto della notifica è cifrato e non è a loro leggibile: ciò che trattano è l'identificativo tecnico del dispositivo destinatario. Se le notifiche push non vengono attivate, nessun dato transita da questi servizi.

I trasferimenti avvengono sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR.

10. Per quanto tempo li conserviamo

Al termine del periodo i dati sono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.

11. I tuoi diritti

Hai diritto di accedere ai tuoi dati, di ottenerne la rettifica o l'integrazione, la cancellazione nei casi previsti, la limitazione del trattamento, la portabilità nei casi previsti, e di opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse.

I dati del tuo Promethea Account li vedi, li modifichi e ne chiedi la cancellazione dalla pagina del tuo account (auth.prometheasrl.it/account), da cui puoi anche scaricare una copia di tutti i tuoi dati; telefono, luogo di nascita e residenza li modifichi anche dalla tua scheda Profilo in Cronothea. Per gli altri diritti le richieste si inviano a privacy@prometheasrl.it: riceverai riscontro entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi di particolare complessità, con informazione sulla proroga.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it) o di ricorrere all'autorità giudiziaria.

⚠️ Per esercitare i diritti relativi ai dati dei tuoi dipendenti non devi rivolgerti a noi: di quei dati sei tu il Titolare, e Promethea ti assiste nel darvi seguito secondo quanto previsto dal DPA.

12. Minori

Il servizio si rivolge esclusivamente a soggetti che operano nell'esercizio di un'attività d'impresa o professionale e non è destinato a minori.

13. Modifiche

Questa informativa può essere aggiornata in caso di nuove funzionalità, variazioni fra i fornitori tecnici o mutamenti normativi.

Ogni versione pubblicata resta consultabile in modo permanente al proprio indirizzo: una versione nuova non sostituisce la precedente, le si affianca. In caso di modifiche rilevanti ne sarà data comunicazione e potrà essere richiesto di prenderne visione prima di proseguire nell'utilizzo del servizio.

14. Presa d'atto

All'attivazione del servizio ti viene chiesto di dichiarare di aver preso visione di questa informativa spuntando l'apposita casella.

Si tratta di una presa d'atto, non di un consenso: i trattamenti descritti non si fondano sul consenso, ma sull'esecuzione del contratto, su obblighi di legge e sul legittimo interesse.